ยกระดับ SAP Business One ด้วย B1Flow: Workflow ที่เชื่อมงาน อนุมัติไว ควบคุมได้ทั้งองค์กร

ตัวอย่าง Workflows ที่องค์กรสามารถนำมาประยุกต์ใช้

1. การเบิกใช้และเบิกชดเชยเงินสดย่อย

เงินสดย่อยเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อย และมักมีหลักฐานจำนวนมาก หากใช้เอกสารแยกกัน ผู้ดูแลอาจต้องใช้เวลารวบรวมใบเสร็จ ตรวจสอบยอด และติดตามเอกสารที่ขาดหาย

Workflow สามารถจัดให้พนักงานยื่นรายการค่าใช้จ่าย ระบุหน่วยงานหรือโครงการ และแนบหลักฐานผ่านแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนส่งตรวจสอบและอนุมัติตามลำดับ ส่วนการเบิกชดเชยสามารถออกแบบให้รวบรวมรายการที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเข้าสู่ขั้นตอนของฝ่ายการเงิน

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยให้ตรวจสอบที่มาของรายจ่ายได้ง่ายขึ้น และลดภาระการรวบรวมเอกสารก่อนบันทึกบัญชี

2. การขอเบิกเงินทดรองจ่าย

การขอเงินล่วงหน้าเพื่อเดินทาง จัดกิจกรรม หรือดำเนินงานโครงการ ควรมีวัตถุประสงค์ วงเงิน และกำหนดเคลียร์เงินที่ชัดเจน

Workflow ช่วยให้ผู้ขอระบุรายละเอียดเหล่านี้ตั้งแต่ต้น พร้อมส่งเรื่องไปยังผู้อนุมัติตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด เช่น หน่วยงาน ประเภทค่าใช้จ่าย หรือวงเงิน หลังอนุมัติ ฝ่ายการเงินจึงรับเรื่องไปดำเนินการจ่ายเงินต่อ

คุณค่าต่อองค์กร: ทำให้การขอเงินล่วงหน้ามีข้อมูลประกอบการตัดสินใจครบถ้วน และติดตามผู้รับผิดชอบได้ตั้งแต่เริ่มรายการ

3. การเคลียร์และติดตามเงินทดรองจ่าย

เมื่อจ่ายเงินทดรองแล้ว องค์กรยังต้องติดตามการใช้เงินจริง หลักฐานค่าใช้จ่าย และยอดเงินที่ต้องคืนหรือเบิกเพิ่มเติม

Workflow สำหรับเคลียร์เงินสามารถเชื่อมคำขอเดิมกับรายการค่าใช้จ่ายจริง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบเห็นทั้งยอดที่ได้รับ ยอดที่ใช้ และส่วนต่าง รวมถึงติดตามรายการที่ยังไม่ปิดตามกำหนด

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยให้ฝ่ายการเงินเห็นรายการค้างเคลียร์และติดตามได้ตรงจุด พร้อมสนับสนุนความครบถ้วนของข้อมูลก่อนบันทึกบัญชี

4. การขออนุมัติจ่ายเงินที่ไม่ผ่าน PR/PO

รายจ่ายบางประเภท เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสาธารณูปโภค หรือค่าใช้จ่ายตามภาระผูกพัน อาจไม่ได้เริ่มต้นจากใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ แต่ยังต้องผ่านการตรวจสอบตามนโยบายองค์กร

Workflow ช่วยกำหนดให้ผู้ขอระบุผู้รับเงิน เหตุผล จำนวนเงิน วันครบกำหนด และหลักฐานประกอบ ก่อนส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติและฝ่ายการเงินดำเนินการ

คุณค่าต่อองค์กร: ทำให้รายจ่ายนอกกระบวนการ PR/PO มีเส้นทางตรวจสอบและอนุมัติที่ชัดเจน

5. การตรวจรับงานและประเมินคู่ค้า

งานบริการหรืองานโครงการมักต้องมีผู้ใช้งานหรือเจ้าของงานยืนยันว่าผลงานตรงตามข้อตกลง ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน

Workflow สามารถจัดให้ผู้ตรวจรับบันทึกผล แนบหลักฐาน ระบุข้อบกพร่อง และส่งให้ผู้รับผิดชอบพิจารณา รวมถึงบันทึกการประเมินคู่ค้า เช่น คุณภาพงาน ความตรงต่อเวลา และการให้บริการ

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อ เจ้าของงาน และฝ่ายการเงินใช้ข้อมูลตรวจรับชุดเดียวกัน พร้อมเก็บข้อมูลประกอบการพิจารณาคู่ค้าในอนาคต

6. การโอนย้าย เคลื่อนย้าย และยืมทรัพย์สิน

คอมพิวเตอร์ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่าง ๆ อาจถูกย้ายระหว่างพนักงาน แผนก หรือสถานที่ หากไม่มีขั้นตอนแจ้งและรับมอบ ข้อมูลผู้ครอบครองอาจไม่ตรงกับการใช้งานจริง

Workflow ช่วยให้ผู้ขอระบุทรัพย์สิน ต้นทาง ปลายทาง เหตุผล และระยะเวลายืม พร้อมให้ผู้เกี่ยวข้องอนุมัติและยืนยันการรับมอบ ก่อนส่งต่อข้อมูลเพื่อปรับปรุงทะเบียนตามกระบวนการที่กำหนด

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยติดตามสถานที่ใช้งานและผู้รับผิดชอบทรัพย์สิน รวมถึงสนับสนุนการตรวจนับ

7. การขออนุมัติตัดจำหน่ายทรัพย์สิน

ทรัพย์สินที่ชำรุด สูญหาย หรือหมดความจำเป็นต้องใช้งาน ควรผ่านการพิจารณาอย่างเป็นระบบก่อนตัดจำหน่าย

Workflow ช่วยรวบรวมเหตุผล รูปภาพ ผลการตรวจสอบ และแนวทางดำเนินการ เช่น ขาย ทำลาย หรือบริจาค จากนั้นส่งให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณาตามอำนาจอนุมัติ ก่อนฝ่ายบัญชีดำเนินการในระบบ

คุณค่าต่อองค์กร: ทำให้การตัดจำหน่ายมีเหตุผลและหลักฐานรองรับ พร้อมตรวจสอบผู้พิจารณาและผู้อนุมัติย้อนหลังได้

8. การเบิกจ่ายพัสดุและอะไหล่

การเบิกวัสดุหรืออะไหล่ควรเชื่อมโยงกับความจำเป็นในการใช้งาน เช่น งานซ่อมบำรุง หน่วยงาน หรือโครงการที่รับภาระต้นทุน

Workflow สามารถกำหนดให้ผู้ขอระบุรายการ จำนวน วัตถุประสงค์ และข้อมูลอ้างอิง ก่อนส่งอนุมัติและให้คลังดำเนินการจ่าย โดยออกแบบจุดเชื่อมต่อกับเอกสารใน SAP Business One ตามประเภทการเบิก

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยให้เห็นเหตุผลในการใช้วัสดุ ตรวจสอบความรับผิดชอบ และเชื่อมโยงข้อมูลต้นทุนได้ชัดเจนขึ้น

9. การขออนุมัติเดินทางและเบิกค่าใช้จ่าย

การเดินทางเพื่อธุรกิจเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายส่วน ทั้งวัตถุประสงค์ ผู้เดินทาง ระยะเวลา งบประมาณ และค่าใช้จ่ายจริงหลังเดินทาง

Workflow สามารถเชื่อมคำขออนุมัติเดินทางกับการเบิกค่าใช้จ่ายภายหลัง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบเปรียบเทียบแผนกับค่าใช้จ่ายจริง และพิจารณารายการที่เกินวงเงินหรืออยู่นอกเงื่อนไขตามนโยบายองค์กร

คุณค่าต่อองค์กร: ลดการกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ และช่วยให้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายโดยอ้างอิงคำขอที่ได้รับอนุมัติไว้

10. การขออนุมัติโอนย้ายงบประมาณ

เมื่อแผนงานเปลี่ยน องค์กรอาจต้องย้ายงบประมาณระหว่างหมวด หน่วยงาน หรือโครงการ ซึ่งมีผลต่อผู้รับผิดชอบมากกว่าหนึ่งฝ่าย

Workflow ช่วยให้ผู้ขอระบุงบประมาณต้นทาง ปลายทาง จำนวนเงิน และเหตุผล พร้อมส่งให้เจ้าของงบประมาณและผู้มีอำนาจพิจารณา ก่อนดำเนินการปรับปรุงข้อมูลตามโครงสร้างงบประมาณที่องค์กรใช้งาน

คุณค่าต่อองค์กร: ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงงบประมาณมีผู้รับผิดชอบชัดเจน และตรวจสอบเหตุผลของการปรับแผนย้อนหลังได้