ยกระดับธุรกิจสู่ยุคดิจิทัลเต็มรูปแบบ เจาะลึกทุกฟีเจอร์ใหม่สุดล้ำใน SAP Business One 10.0 FP2602 อัปเดตครบจบในที่เดียว

วันนี้เรามีข่าวสารและการอัปเดตครั้งสำคัญสำหรับผู้ประกอบการและผู้ใช้งานระบบ ERP ระดับโลกมาฝากกันครับ ล่าสุดทาง SAP ได้เปิดตัวอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ในแพ็กเกจ SAP Business One 10.0 Feature Package 2602 (FP2602) ซึ่งจัดเต็มไปด้วยการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานใน 3 ส่วนหลัก ได้แก่ ด้านประสบการณ์การใช้งานและระบบนำทาง (Usability), ด้านการวิเคราะห์และรายงานข้อมูลเชิงลึก (Analytics and Reports) ตลอดจนด้านแพลตฟอร์มและการต่อยอดระบบ (Platform and Extensibility) บทความนี้จะพาทุกท่านไปเจาะลึกรายละเอียดของแต่ละฟีเจอร์ว่ามีความน่าสนใจและจะช่วยเปลี่ยนผ่านกระบวนการทำงานในธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง

1. ประสบการณ์การใช้งานที่เหนือกว่าด้วย “Process Maps” (Usability)

เวลาคือต้นทุนที่มีค่าที่สุดในการทำธุรกิจ การลดเวลาค้นหาเมนูและเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ การอัปเดตใหม่นี้ได้นำเสนอความสามารถใหม่ที่เรียกว่า “Process Maps” ซึ่งทำหน้าที่เป็นแผนภาพแสดงลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจออกมาในรูปแบบภาพวิชวล (Visual) ที่เข้าใจง่าย

• ระบบนำทางอัจฉริยะ (Guided Navigation): Process Maps ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นทิศทางการทำงานและสามารถคลิกเข้าถึงงาน (Business tasks) ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้การทำงานแต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ระบบยังมีความฉลาดตรงที่จะแสดงผลและจำกัดการเข้าถึงโดยอิงตามสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ (User authorizations) และการกำหนดสิทธิ์ความเป็นเจ้าของข้อมูล (Data ownership assignments) อย่างเคร่งครัด
• แผนภาพมาตรฐานพร้อมใช้งาน: ระบบมาพร้อมกับกระบวนการมาตรฐานที่สร้างไว้ล่วงหน้าให้ 2 รูปแบบหลัก คือ “Quote to Cash” (กระบวนการฝั่งการขายตั้งแต่เริ่มเสนอราคาไปจนถึงรับเงิน) และ “Procure to Pay” (กระบวนการฝั่งจัดซื้อตั้งแต่สั่งซื้อจนถึงการจ่ายเงิน) แผนภาพเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการกระบวนการซื้อขายได้อย่างมีประสิทธิภาพทันทีโดยแทบไม่ต้องเสียเวลาปรับแต่งเพิ่มเติม
• อิสระในการปรับแต่งเพื่อธุรกิจคุณ: แน่นอนว่าแต่ละธุรกิจย่อมมีขั้นตอนที่แตกต่างกัน ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Process Maps ที่ปรับให้เข้ากับกระบวนการเฉพาะของตนเองได้ โดยสามารถเลือกทำได้ 2 วิธี คือการใช้แอป “Design Process Map” เพื่อคัดลอกและปรับแต่งต่อยอดจากแผนภาพที่มีอยู่แล้ว หรือจะเลือกสร้างแผนภาพใหม่ทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น (From scratch) ก็ได้เช่นกัน โดยแอป “Process Maps” จะแสดงรายการแผนภาพทั้งหมดทั้งแบบที่ระบบเตรียมไว้ให้และแบบที่ผู้ใช้กำหนดขึ้นเอง ซึ่งคุณสามารถสร้าง แก้ไข หรือลบได้อย่างอิสระ

2. ปลดล็อกศักยภาพข้อมูลด้วยรายงานรูปแบบใหม่ (Analytics & Reports)

การตัดสินใจที่แม่นยำต้องอาศัยข้อมูลเชิงลึกที่เรียกดูได้ง่าย ในอัปเดตนี้ SAP ได้เพิ่มขีดความสามารถด้าน Analytics อย่างเต็มพิกัด

• เข้าถึง Crystal Reports ได้ง่ายกว่าเดิม: มีการเพิ่มกลุ่มเมนูใหม่ที่หน้าแรก (Home Page) ภายใต้ชื่อ “Crystal Reports” เพื่อรวบรวมรายงาน Crystal Reports ของบริษัทคุณเอาไว้ในที่เดียว คุณสามารถสั่งรันรายงานที่มีอยู่ในระบบ SAP Business One ได้ทันที ยกตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิดรายงานสถานะลูกค้าประจำเดือน (Monthly customer status report) คุณสามารถป้อนพารามิเตอร์ (Parameters) และกด “Go” เพื่อดูรายงานตามช่วงข้อมูลที่เลือกไว้ได้เลย แถมยังสามารถซูมเข้าหรือซูมออกเพื่อโฟกัสรายละเอียดเฉพาะจุดได้อีกด้วย ทั้งนี้ คุณสามารถปรับแต่งการจัดวางหน้าจอโดยเลือก “Edit Home Page” เพื่อย้ายหรือลบเมนูได้ตามต้องการ
• กลุ่มเมนู “Reports” อันทรงพลัง: ระบบได้แนะนำกลุ่มเมนูใหม่ที่ชื่อว่า “Reports” ซึ่งประกอบไปด้วยรายงานแบบไดนามิก (Dynamic Reports) ที่เหนือชั้น ได้แก่:
  • รายงานวิเคราะห์การขาย (Sales Analysis Report): สามารถใช้งานได้กับทุกข้อกำหนดของแต่ละประเทศ (Localizations) รายงานนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปริมาณการขายในหลากหลายมิติ (Dimensions) ซึ่งไปไกลกว่าการดูแค่ยอดขายตามช่วงเวลาแบบธรรมดา ด้วยการใช้ “ตารางข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical table)” รูปแบบใหม่ ผู้บริหารและนักวิเคราะห์จะสามารถจัดกลุ่มและรวมยอดข้อมูลได้หลายระดับทั้งในฝั่งของแถว (Rows) และคอลัมน์ (Columns) ช่วยให้คุณค้นพบตัวชี้วัดแบบผสมและแบบแบ่งกลุ่มได้ เช่น การค้นหาสินค้าที่ขายดีที่สุดในกลุ่มลูกค้าที่ให้ผลกำไรสูงสุดตลอดรอบการขายแบบรายปี รายไตรมาส และรายเดือน
  • รายงานงบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement): ปัจจุบันรองรับเฉพาะในเวอร์ชันสำหรับ DE (เยอรมนี), UK (สหราชอาณาจักร) และ US (สหรัฐอเมริกา) รายงานนี้ให้ภาพรวมของยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทงบกำไรขาดทุนทั้งหมด เพื่อแสดงผลประกอบการทางการเงินของบริษัท โดยมาพร้อมโครงสร้างข้อมูลที่ดียิ่งขึ้นและแสดงผลในมุมมองแบบลำดับชั้น (Hierarchical view) เช่นกัน
• Drill-down ทะลุถึงข้อมูลต้นทาง: รายงานทั้งสองรูปแบบนี้ช่วยให้แตกรายละเอียดข้อมูลเพื่อวิเคราะห์เชิงลึกและตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถดูรายละเอียดที่ซ่อนอยู่ในแต่ละเซลล์ของรายงาน และสามารถคลิกเจาะลึก (Drill down) ทะลุกลับไปยังเอกสารหรือธุรกรรมต้นทางได้อย่างไร้รอยต่อ ยกตัวอย่างเช่น ในรายงานงบกำไรขาดทุน คุณสามารถเจาะลึกลงไปดูข้อมูลสมุดรายวัน (Journal entries) ที่อยู่เบื้องหลังตัวเลขนั้นๆ ได้ทันที
• Web Client Enhancements: สำหรับผู้ที่ใช้งานผ่าน Web Client ระบบได้เพิ่มการปรับปรุงอีก 2 ส่วนหลักคือ การตั้งเงื่อนไขการกรอง (Filtering conditions) ที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น และมีช่วงของฟิลด์ข้อมูลให้เลือกปรับแต่งรายงานได้หลากหลายกว่าเดิม

3. ทะยานสู่การเชื่อมต่อที่ไร้รอยต่อ (Platform & Extensibility)

สำหรับนักพัฒนาและองค์กรที่ต้องการยกระดับให้ระบบทำงานแบบ Automation อัปเดตนี้ตอบโจทย์คุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ

• Service Layer รองรับการใช้งาน Webhooks: ระบบ SAP Business One Service Layer ได้เปิดใช้งานรองรับ Webhooks แล้ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรับการแจ้งเตือนได้ทันที (Instant notifications)เมื่อมีเหตุการณ์ (Events) ที่กำหนดไว้เกิดขึ้นในระบบ SAP Business One การทำงานคือเมื่อคุณกดติดตาม (Subscribe) เหตุการณ์บางอย่างไว้ คุณจะสามารถใช้ Webhooks เป็นตัวส่งสัญญาณไปกระตุ้น (Trigger) การทำงานของแอปพลิเคชันหรือระบบภายนอกอื่นๆ ของคุณได้
  • ตัวอย่างการทำงาน: เมื่อมีการสร้างใบสั่งขาย (Sales order) ผ่านหน้า Web client ระบบจะส่งการแจ้งเตือนการสร้างเอกสารนี้วิ่งตรงไปยัง Webhook service endpoint ของคุณ คุณสามารถเปิดดูเพื่อดูการลงบันทึกเอกสารเบื้องต้น และหากต้องการ คุณยังสามารถเรียกดูรายละเอียดข้อมูลของใบสั่งขายนั้นแบบเต็มๆ ด้วยการยิงคำสั่งผ่าน Service Layer APIs กลับมาได้อีกด้วย
  • ครอบคลุมทุกการแก้ไขข้อมูล: ไม่ใช่แค่การสร้างข้อมูลใหม่เท่านั้น แต่ทุกการปรับปรุงแก้ไขข้อมูล (Data modification operations) ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง (Create), อัปเดต (Update) หรือลบ (Delete) บน Business Objects มาตรฐาน ล้วนสามารถสั่งให้ส่งการแจ้งเตือน Webhooks ได้หมด ที่สำคัญคือรองรับครอบคลุมไปถึงตารางที่ผู้ใช้สร้างเอง (User-Defined Tables: UDT) และอ็อบเจ็กต์ที่ผู้ใช้สร้างเอง (User-Defined Objects: UDO) ด้วย
  • ขั้นตอนการติดตั้ง Webhooks: ในการเริ่มต้นใช้งาน คุณต้องมั่นใจก่อนว่าได้ทำการติดตั้งและเปิดระบบ Webhook Messenger Service ในสภาพแวดล้อม SAP B1 ของคุณเรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้เปิดการทำงาน (Enable) ในหน้าตั้งค่า Configuration ต่อมาให้ตั้งค่า Webhook endpoint เพื่อใช้รับและประมวลผล Webhooks สร้าง Event subscriptions และลองทดสอบกระตุ้นเหตุการณ์ในระบบดูเพื่อให้มั่นใจว่า Service ของคุณรับข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
• การส่งออก “PDF พร้อมแนบไฟล์ XML” (PDF with XML Attachment): ฟีเจอร์นี้ได้เริ่มต้นมาตั้งแต่เวอร์ชัน 10.0 Support Package 2511 โดยเพิ่มโปรโตคอลใหม่ในแท็บการตั้งค่า “Document Settings” → “Electronic Documents”
  • หลักการทำงาน: ด้วยการตั้งค่าแบบใหม่นี้ คุณสามารถทำการ Export เอกสารการขายให้ออกมาเป็นไฟล์ PDF แบบปรับแต่ง (Custom PDF copy) โดยจะมีไฟล์ข้อมูลรูปแบบ XML แนบฝังมาในตัว PDF นั้นด้วย ซึ่งสามารถทำได้ทั้งแบบแมนนวลและการสร้างแบบอัตโนมัติ
  • ประโยชน์ต่อธุรกิจ: ตัวอย่างเช่น เมื่อระบบสร้างไฟล์ PDF สำหรับใบแจ้งหนี้ (A/R invoice) โดยอัตโนมัติ คุณจะเห็นรายการปรากฏในแท็บ “Attachments” หากดับเบิ้ลคลิกเปิดผ่านAdobe Acrobat คุณจะพบไฟล์นามสกุล .XML ถูกแนบอยู่ด้านใน ซึ่งเก็บโครงสร้างข้อมูลทุกอย่างของ Invoice ใบนั้นไว้ คู่ค้าทางธุรกิจ (Business partners) ของคุณจึงสามารถนำไฟล์ PDF ชิ้นนี้ไปนำเข้า (Import) สู่ระบบ ERP ของพวกเขาได้เลย ช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจลื่นไหล ไร้รอยต่อ และยังตอบโจทย์มาตรฐานเอกสารทางธุรกิจรวมถึงข้อกำหนดทางกฎหมายได้อย่างยอดเยี่ยม

ถึงเวลาแล้วที่จะได้ลองใช้งานฟีเจอร์ใหม่สุดล้ำเหล่านี้ หากท่านต้องการให้ระบบบริหารจัดการองค์กรของท่านทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทีมงาน Sundae Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและวางระบบ ERP เพื่อสนับสนุนทุกการเติบโตทางธุรกิจของท่านครับ!