การบริหารจัดการเอกสาร
- สิงหาคม 1, 2005
- Posted by: Parwinee Piyapongpaisarn
- Category: Articles-TH
การลดขั้นตอนกระบวนการธุรกิจและการเพิ่มผลผลิตได้เป็นสิ่งที่ปรารถนาของทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานภาครัฐ เอกชนหรือแม้กระทั่งองค์กรไม่แสวงกำไรก็ตาม และจากการเพิ่มความเข้มงวดของกฎระเบียบต่างๆ ทำให้การจัดการเอกสารและเรคอร์ดกลายเป็นเรื่องที่มีความสำคัญและถือเป็นภารกิจเป้าหมายที่สำคัญขององค์กรต่างๆ
การบริหารจัดการเอกสาร
ระบบการบริหารจัดการเอกสารหรือ Document Management systems เป็นแอพพลิเคชันที่ใช้ในการนำเข้าเอกสารที่อยู่ในรูปกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ และจะทำการจัดเก็บ กู้คืนและเปลี่ยนแปลงแก้ไข และรักษาความปลอดภัยเอกสารเหล่านั้น
การบริหารจัดการเอกสารเริ่มต้นจากการเปลี่ยนจากเอกสารที่เป็นกระดาษหรือเอกสารในรูปแบบอื่นๆให้กลายเป็นภาพถ่ายดิจิตอล ซึ่งภาพถ่ายดิจิตอลเหล่านี้สามารถจัดการได้ง่ายและสามารถกู้คืนหรือแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว หลังจากนั้น จะทำการจัดทำดัชนีและหมวดหมู่ เมื่อไฟล์เหล่านั้นถูกแสกนหรือเปลี่ยนให้อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์แล้วจะถูกจัดเก็บในฮาร์ดไดรฟ์หรือออฟติคอลดิสก์
นอกจากนี้ เทมเพลตหรือการ์ดดัชนีอิเล็กทรอนิกส์สามารถแนบข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นชื่อผู้แต่ง เลขที่อ้างอิง วันที่จัดทำหรือคำหลักสำหรับค้นหาเอกสารดังกล่าว ไฟล์ต่างๆ สามารถถูกเรียกดู พิมพ์ออกมา ใช้งานร่วมกันหรือจัดเก็บได้ และยังสามารถการกำหนดสิทธิในการอ่านและการเปลี่ยนแปลงแก้ไขกับเอกสารนั้นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับของความปลอดภัยที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ
โดยทั่วไประบบการบริหารจัดการเอกสารที่ดีควรจะประกอบด้วยส่วนประกอบพื้นฐาน 5 ประการดังต่อไปนี้
1. การนำเอกสารต่างๆ เข้าสู่ระบบ หรือเป็นความสามารถในการนำเอกสารที่มีรูปแบบที่แตกต่างกันเข้าสู่ระบบ ซึ่งมีวิธีพื้นฐาน 3 วิธี คือ
1.1 การสแกนหรือถ่ายภาพเอกสารที่อยู่ในรูปกระดาษหรือรูปแบบอื่นๆ
1.2 การนำเข้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น ไฟล์เวิร์ดโพรเซสซิ่ง สเปรดชีต แฟกซ์ ออดิโอและวิดีโอ
1.3 การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อสร้างภาพถ่ายของเอกสารอิเล็กรอนิกส์ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
2. วิธีในการจัดเก็บและจัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อรองรับการเพิ่มและการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันมีทางเลือกพื้นฐานในการจัดเก็บเอกสารอยู่ 5 วิธี คือการจัดเก็บโดยใช้
2.1 Magnetic Media หรือ ฮาร์ดไดรฟ์
2.2 Magneto-Optical Storage
2.3 Compact Discs หรือ ซีดี
2.4 Digital Versatile Disc หรือ ดีวีดี และ
2.5 Write Once Read Many หรือ WORM
3. เครื่องมือในการจัดทำดัชนีและกู้คืนเพื่อระบุตำแหน่งของเอกสาร หรือความสามารถในการหาเอกสารที่ต้องการในเวลาที่ต้องการ ซึ่งระบบการบริหารจัดการเอกสารมี 3 วิธีพื้นฐานในการจัดทำดัชนีไฟล์ คือ
3.1 การจัดทำดัชนีแบบเต็มรูปแบบหรือการจัดทำดัชนีของคำทุกคำที่อยู่ภายในเอกสารนั้นๆ
3.2 การจัดทำดัชนีฟิลด์หรือการจัดทำดัชนีผ่านคำหลักหรือหมวดหมู่ที่อยู่ในเอกสารนั้นๆ
3.3 โครงสร้างของโฟลเดอร์หรือไฟล์หรือการจัดทำดัชนีที่เกี่ยวข้องกับกับกลุ่มของเอกสาร
4. การกระจายหรือส่งเอกสารออกจากระบบ หรือความสามารถในการส่งข้อมูลไปยังผู้ใช้งานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม ระบบควรเปิดให้ผู้ใช้งานจำนวนหลายรายเข้าใช้งานไฟล์เดียวกันในเวลาพร้อมกัน และสามารถส่งเอกสารไปยังบุคคลที่ได้รับสิทธิทั้งภายในและภายนอกองค์กรทางอินทราเน็ต อีเมล์หรือผ่านทางการตีพิมพ์ในเว็บไซต์ ซีดี หรือ ดีวีดี
5. การรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าใช้งานเอกสารของผู้ที่ไม่ได้รับสิทธิ หรือความสามารถในการป้องกันเอกสารจากการสูญหาย ซึ่งความปลอดภัยเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับระบบการบริหารจัดการเอกสาร โดยระบบการบริหารจัดการเอกสารเต็มรูปแบบจะทำให้ผู้ดูแลระบบมีเครื่องมือในการรักษาสมดุลระหว่างการเข้าใช้งานและการรักษาความปลอดภัยผ่านการควบคุมสิทธิในการเข้าใช้งานเอกสารและต้องมีคุณสมบัติที่ถูกต้องจึงจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารได้
ประโยชน์ของการบริหารจัดการเอกสาร
แอพพลิเคชันการบริหารจัดการเอกสารสามารถช่วยให้การส่งและการควบคุมข้อมูล ไฟล์ และเรคอร์ดภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ แอพพลิเคชันดังกล่าวยังทำให้กระบวนการธุรกิจมีความง่ายขึ้นโดยการทำขั้นตอนการทำงานซ้ำอย่างอัตโนมัติ อีกทั้งมีการกำหนดเส้นทางของเอกสารและมีการแจ้งเตือนด้วยอีเมล์
ระบบการบริหารจัดการเอกสารยังช่วยให้กระบวนการธุรกิจเสร็จอย่างรวดเร็ว โดยความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลในทันที สร้างความร่วมมือภายในและระหว่างหน่วยงานในบริษัทให้ดีขึ้น เสริมสร้างความปลอดภัยให้กับไฟล์และเรคอร์ด และแอพพลิเคชันดังกล่าวยังช่วยให้ขั้นตอนการทำงานต่างๆ เป็นไปตามกฎระเบียบและข้อบังคับต่างๆ ของทั้งบริษัทและทางการที่ออกมา นอกจากนี้การบริหารจัดการเอกสารยังมีความสามารถอื่นๆ อีกดังต่อไปนี้
– สามารถจัดการเอกสารจำนวนหลายล้านไฟล์และกู้คืนหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้อย่างถูกต้องภายในเวลาเพียงไม่กี่วินาที – สามารถทำการใช้เอกสารร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน ขณะเดียวกันก็มีการป้องกันข้อมูลที่เป็นความลับออกจากผู้ที่ไม่ได้รับสิทธิในการใช้งานข้อมูลดังกล่าว – สามารถทำการส่งไฟล์ทางอีเมล์หรือทางแฟกซ์ได้ทันที – สามารถเข้าใช้งานเอกสารต่างๆ ได้ขณะอยู่ระหว่างการเดินทาง – สามารถทำการตีพิมพ์เอกสารไปยังซีดี ดีวีดีหรือเว็บไซต์แล้วแต่ความเหมาะสม – สามารถทำการสำรองไฟล์และเรคอร์ดเพื่อกู้คืนข้อมูลในกรณีที่ระบบมีปัญหา
จัดการเอกสารด้วยฮาร์ดแวร์
ตามคอนเซ็ปต์ของโซลูชันการบริหารจัดการเอกสาร จะเป็นการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้กลายเป็นเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ ที่สามารถจัดการได้ง่ายกว่า รวมทั้งยังสามารถเรียกใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วทันต่อความต้องการของผู้ใช้อีกด้วย โดยโซลูชันที่มีในตลาดปัจจุบันก็มีอยู่หลากหลายรูปแบบ แต่โซลูชันที่น่าจะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสมที่สุดน่าจะเป็นโซลูชันที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้งานเอกสาร ตลอดจนการจัดการและปรับแต่งเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวก เหมือนกับการทำงานกับเอกสารกระดาษที่คุ้นเคย
ด้วยพื้นฐานทั้ง 5 ที่ eWEEK ได้นำเสนอผ่านไปในข้างต้น ทำให้ทราบถึงวิธีการในการบริหารจัดการเอกสารกันไปพอสมควร และด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้ระบบการบริหารจัดการเอกสารทั้ง 5 ขั้นตอนสามารถเข้ามารวมไว้ในฮาร์ดแวร์ที่มีความสามารถสูงในปัจจุบัน ฮาร์ดแวร์ที่ว่านี้ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นเครื่องมัลติฟังก์ชันที่มีระบบการทำงานในหลายๆ แบบ ไม่ว่าจะเป็น การสแกน การพิมพ์ การถ่ายเอกสาร การส่งโทรสาร ฯลฯ เป็นต้น เหมาะสำหรับองค์กรตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่
ดำรงตามแนวทางเดิม
แม้ว่าฮาร์ดแวร์ส่วนใหญ่จะมีเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมากขึ้น แต่ด้วยแนวคิดของผู้ออกแบบผลิตภัณฑ์ต้องการคงการบริหารเอกสารเดิมที่ผู้ใช้เคยปฎิบัติอยู่ในอดีต จึงได้พัฒนาผลิตภัณฑ์ที่นอกจากจะมีความทันสมัยแล้ว ยังให้ผู้ใช้เข้าใจง่ายต่อขั้นตอนการบริหารเอกสารแม้ว่าจะไม่เคยสัมผัสกับเทคโนโลยีสมัยใหม่มาก่อน ซึ่ง eWEEK จะลองยกตัวอย่างแนวทางเดิมกับเทคโนโลยีใหม่ที่มีมาผนวกกันเพื่อให้มองเห็นภาพได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
- รวบรวมและแบ่งหมวดเอกสาร ในการจัดเอกสารแต่ละครั้งผู้บริหารต้องรวบรวมเอกสารต่างๆ จากหลายแห่ง เข้ามาอยู่จุดเดียวกันก่อนเพื่อที่จะทำการคัดแยกและส่งเข้าขั้นตอนการเก็บอีกต่อไป ซึ่งผลิตภัณฑ์มัลติฟังก์ชันก็จะมีฟังก์ชันที่ทำหน้าที่ในการเป็นสตอเรจกลางในการเก็บต้นฉบับหรือสำเนา (แล้วแต่ผู้ใช้กำหนด) ของเอกสารแต่ละชนิดมาไว้ ณ จุดเดียวกัน เพื่อตรวจสอบดูตำแหน่งว่าเอกสารใดควรจะอยู่ที่ใด และทำการคัดแยกเพื่อส่งไปเก็บไว้ยังสตอเรจที่มีการแบ่งเอาไว้อีกทอดหนึ่ง
- การปรับแต่งเอกสาร หากเราต้องการให้ความสำคัญ เน้นย้ำ เขียนข้อความเพิ่มเติม ทำดัชนี หรือไฮไลต์ข้อความสำคัญ ฯลฯ ให้กับเอกสารทั่วไป ฮาร์ดแวร์มัลติฟังก์ชันเหล่านี้ก็สามารถที่จะเอื้อให้ผู้ใช้ได้สามารถปรับแต่งเอกสารผ่านทางเครื่องดังกล่าวได้คล้ายคลึงกัน
- การเก็บเอกสาร การเก็บเอกสารนับเป็นจุดเด่นสำคัญของการบริหารและจัดการเอกสารอย่างแท้จริง ในอดีตเราจะเก็บในลักษณะจัดเข้าแฟ้มและเก็บเข้าตู้เอกสารอีกครั้งหนึ่ง ครั้นเมื่อเวลาต้องการใช้ก็ไปทำการรื้อค้นจากตู้เก็บเอกสารและค้นหาเอกสารในแฟ้มที่เก็บเข้าไป แต่ด้วยคุณลักษณะพิเศษของฮาร์ดแวร์มัลติฟังก์ชันสามารถจำลองขั้นตอนการเก็บเอกสารเอาไว้ได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนั้นสามารถเก็บเอกสารเข้าไปทั้งในรูปแบบที่หลากหลายอาทิ PDF, TIFF นอกจากจะช่วยให้เอกสารยังคงความสมบูรณ์ไม่ฉีกขาดหรือชำรุดเสียหายแล้ว ยังเป็นการดำเนินตามแนวคิด Paperless ที่ประหยัดต้นทุนเอกสารให้กับองค์กรอีกด้วย
- การกระจายเอกสาร การส่งเอกสารไปยังผู้รับที่อื่นๆ นั้น ผู้ใช้งานอาจจะต้องส่งแฟกซ์ไปยังปลายทาง ส่งไปรษณีย์ จดหมายเวียน หรือจ้างพนักงานส่งเอกสาร เพื่อนำเอกสารดังกล่าวส่งไปยังผู้รับปลายทางได้ ซึ่งคุณสมบัติข้อนี้ก็เป็นหนึ่งในการทำงานฮาร์ดแวร์มัลติฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งเอกสารไปยังผู้รับปลายทางไม่ว่าจะอยู่ภายในหรือภายนอกสำนักงานก็ตามที ไม่ว่าจะเป็นการส่งแฟกซ์ธรรมดา การส่งแฟกซ์อินเทอร์เน็ต การส่งอีเมล์ ฯลฯ ทำให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุนในการนำส่งได้ระดับหนึ่ง
- ความปลอดภัย คุณสมบัติข้อนี้นับเป็นฟีเจอร์พิเศษที่เพิ่มเติมมากับฮาร์ดแวร์มัลติฟังก์ชัน โดยส่วนใหญ่แล้วเอกสารสำคัญจะถูกเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยและถูกผนึกเอาไว้อย่างแน่นหนาแต่กระนั้นก็ตาม ก็ยังมีโอกาสที่จะเกิดความเสียหายขึ้นไม่ว่าจะเป็นการถูกคัดลอกจากผู้ไม่ประสงค์ดี การชำรุดของตัวเอกสาร เป็นต้น สำหรับฮาร์ดแวร์มัลติฟังก์ชันได้คำนึงถึงสิ่งต่างๆ เหล่านี้จึงได้ผนวกเอาคุณสมบัติระบบรักษาความปลอดภัยมาไว้ในตัวเครื่องช่วยให้ผู้ใช้วางใจในระบบป้องกันได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการถูกคัดลอก การอ่าน การทำลาย หรือ การชำรุดของเอกสาร ก็จะไม่เกิดปัญหาขึ้น
ระบบ Document Management System หรือ “การบริหารจัดการเอกสาร” เป็นสิ่งที่หลายๆ ฝ่ายอาจมองว่าเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจ แต่เมื่อทุกคนได้สัมผัสและศึกษาให้ถ่องแท้ และนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างเหมาะสม ซึ่งจะเป็นสิ่งหนึ่งที่ช่วยให้เกิดประโยชน์ทั้งในเรื่องของการลดค่าใช้จ่ายและความสะดวกรวดเร็วในการทำงานมากยิ่งขึ้น
(Source : eWEEK)