6 ขั้นตอนในการเตรียมองค์กรของคุณสำหรับการปรับใช้ ERP
31 October 2021
6 ขั้นตอนในการเตรียมองค์กรของคุณสำหรับการปรับใช้ ERP

เมื่อพูดถึงการนำระบบ ERP ใหม่ไปใช้ในองค์กร การเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องทำตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณประสบความสำเร็จ

บทความนี้จะแสดง 6 ขั้นตอนในการเตรียมองค์กรของคุณสำหรับการใช้งาน ERP

1. ระบุปัญหา กำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรในปัจจุบันสามารถให้โซลูชันมากมายสำหรับปัญหามากมายที่องค์กรของคุณเผชิญอยู่ อย่างไรก็ตาม ตามที่กล่าวไว้ในสาเหตุสำคัญในการวางระบบ ERP ล้มเหลวคือ การระบุเป้าหมาย ขอบเขต วัตถุประสงค์ที่แท้จริงสำหรับการนำไปใช้งานของคุณ จำเป็นต้องระบุปัญหาหรือความจำเป็นที่แน่นอน จากนั้นจึงให้ความสำคัญกับองค์กรในการแก้ไขปัญหาเฉพาะและความจำเป็นเหล่านี้ ยิ่งคุณระบุรายละเอียดได้ชัดเจนมากเท่าใด การใช้งานของคุณก็จะยิ่งมีรายละเอียดและแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

องค์กรส่วนใหญ่เลือกแนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปในการใช้งาน ERP มากกว่ารูปแบบ “Big Bnag” ที่ได้รับความนิยมในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ซึ่งมักจะเป็นวิธีที่มีความเสี่ยงน้อยกว่าและแนะนำได้มากกว่าในการเข้าถึงจุดตัด ในขณะที่นำเสนอผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น เช่น อนุญาตให้แก้ไขข้อบกพร่องและจุดบกพร่องก่อนที่จะดำเนินการทั่วทั้งบริษัท

 

2. จัดทีมในช่วงต้น
กำหนดโครงการภายในหรือหัวหน้าทีมเพื่อเป็นหัวหอกในการนำไปปฏิบัติ และทำให้แน่ใจว่าเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและรัดกุมได้รับการสื่อสารและจัดทำเป็นเอกสาร รับรองการสนับสนุนสำหรับเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์เหล่านี้ และสอดคล้องกับผู้มีอำนาจตัดสินใจขององค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ

การมีคนที่เหมาะสมมีส่วนร่วมในกระบวนการอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการมีส่วนร่วมในความสำเร็จของโครงการ คุณไม่ได้มองหาผู้เล่นธรรมดาหรือผู้เล่นที่มีอยู่ในทีมของคุณ คุณกำลังมองหาผู้เล่นที่เก่งกาจและคล่องแคล่ว คุณต้องการเลือกทีมที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้อำนาจสมาชิก เอกราช และเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง

 

3. สร้างกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง (A Change Management Strategy)
โดยทั่วไปแล้ว การนำ ERP ไปใช้จะมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงในวงกว้าง ในขณะที่พนักงานของบริษัทก็คุ้นเคยกับกิจกรรมหรือกิจวัตรประจำวันเดิมๆ ของพวกเขา และบ่อยครั้งที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจไม่ได้รับการยอมรับง่ายๆ 

กล่าวคือ เมื่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงกลายเป็นสิ่งสำคัญ และควรนำมารวมไว้ในโครงสร้างของการนำไปปฏิบัติ ซึ่งรวมถึงการให้พนักงานเตรียมกรณีธุรกิจที่น่าสนใจสำหรับการเปลี่ยนแปลง เป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์ และเหตุผลที่คุณทำโครงการนี้ ทุกคนต้องมีความสอดคล้องและคุ้นเคยอย่างใกล้ชิดกับกรณีธุรกิจ วิสัยทัศน์ และวัตถุประสงค์ของโครงการ น่าเสียดายที่ขั้นตอนพื้นฐานและพื้นฐานนี้มักจะพลาดไป การเปลี่ยนแปลงมีไว้เพื่อทุกคน และฝ่ายบริหารต้องยอมรับในตัวเองเพื่อเป็นผู้ประกาศข่าวประเสริฐของระบบ ERP ใหม่และปลูกฝังทัศนคติเชิงบวกให้กับผู้ใช้เกี่ยวกับเรื่องนี้

การสื่อสารในเชิงบวกกับพนักงานซ้ำๆ จะทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น เนื่องจาก ERP สามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้ก็ต่อเมื่อพนักงานทุกคนยอมรับการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น

 

4. เอกสาร การฝึกอบรม และการพิจารณาปัจจัยบุคคลากร
โครงการ ERP ที่ล้มเหลวส่วนหนึ่งมาจากการฝึกอบรมผู้ใช้งาน (End user) ซึ่งเป็นปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ ในทำนองเดียวกัน เอกสารสำหรับผู้ใช้งานมีความสำคัญในการกำหนดความคาดหวังสำหรับการเปิดตัวโครงการ ERP พนักงานของคุณต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการของคุณ ซอฟต์แวร์ใหม่และระบบนำทางและเทคโนโลยี และคุณจะต้องวางแผนและเตรียมบุคลากรให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้ หากคุณต้องการให้พนักงานของคุณปรับตัวเข้ากับสิ่งเหล่านี้อย่างก้าวกระโดด การเตรียมคนให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอาจเป็นแนวคิดที่เป็นนามธรรมที่สุดในกระบวนการปรับใช้ ERP แต่อย่าละเลยเพียงเพราะคุณไม่สามารถวัดความพร้อมได้อย่างง่ายดาย การละเลยการฝึกอบรมและความพร้อมของผู้ใช้อาจทำให้โปรเจ็กต์เสียหายได้ก่อนที่จะลุกลาม

 

5. ต้องความเข้าใจการทำงานของผู้ให้บริการวางระบบซอฟต์แวร์ ERP ของคุณ
ผู้ให้บริการวางระบบซอฟต์แวร์ ERP จะต้องมีความเข้าใจในซอฟต์แวร์ ERP อย่างลึกซึ้งที่สุดและมีแนวทางในการวางระบบ ERP ของตนเอง ดังนั้น คุณจะต้องเข้าใจการทำงานของผู้ให้บริการวางระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานร่วมสามารถสำเร็จราบรื่น รวมไปถึงการปรับแต่งซอฟต์แวร์แวร์ให้ทำงานในสถานการณ์เฉพาะของคุณ การพัฒนาความเข้าใจอย่างถ่องแท้รวมไปถึงนโยบายและปรัชญาการทำงานของผู้ให้บริการวางระบบของคุณด้วยและการทำให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณสามารถกำหนดเส้นทางที่แข็งแกร่งสู่ความสำเร็จได้

 

6. สร้างแผนหลังการดำเนินการ
หลังจาก Go-live มักเป็นกรณีที่โครงการการนำ ERP ไปใช้งานล้มเหลว หลายสิ่งหลายอย่างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อทีมงานดำเนินการส่งมอบ เริ่มการสนับสนุนหลังใช้งานจริงไปยังการสนับสนุนภายในและภายนอก การมีกลยุทธ์การสนับสนุนหลังการปรับใช้ที่ชัดเจนล่วงหน้าจะช่วยให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานทราบวิธีรายงานปัญหา และผู้ให้บริการจะทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาหลังการปรับใช้ สิ่งสำคัญคือต้องมีการสนับสนุนด้านเทคนิคที่เพียงพอทั้งก่อนและหลังเริ่มใช้งานจริง เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาของผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และป้องกันไม่ให้ทีมของคุณหงุดหงิดกับระบบ

 

SAP Business One

(Source : Sundae Solutions)