ยกระดับการจัดการงานขายและเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจด้วย Process Maps ใน SAP Business One

ในโลกธุรกิจยุคปัจจุบันที่การแข่งขันสูง การจัดการไปป์ไลน์การขาย (Sales pipeline) ให้มีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร บทความจากทีมงาน บริษัท ซันเด โซลูชันส์ จำกัด วันนี้ ขอพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับฟังก์ชัน Process Maps ในระบบ SAP Business One ผ่านกรณีศึกษาของคุณ Adele ผู้จัดการฝ่ายขายจากบริษัท OEC Computers ที่ได้นำเครื่องมือนี้มาพลิกโฉมและยกระดับการทำงานของทีมขายได้อย่างเป็นรูปธรรม

Process Maps คืออะไร และทำไมจึงสำคัญต่อการทำงาน?

สำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขาย การมองเห็นภาพรวมของงานขายตลอดเวลาเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ หน้าที่นี้ไม่ใช่เพียงแค่การสร้างเอกสารในระบบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการทำให้มั่นใจว่าทุก ๆ ขั้นตอน ตั้งแต่การออกใบเสนอราคาไปจนถึงการรับชำระเงินจากลูกค้า จะถูกดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและไม่มีความล่าช้าเกิดขึ้น Process Maps จึงเข้ามาตอบโจทย์นี้โดยการมอบมุมมองการทำงานที่มีโครงสร้างชัดเจน และแสดงผลแบบเรียลไทม์ (Real-time view) เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบได้ทันทีว่าสถานะการทำงานในปัจจุบันอยู่ที่จุดใด และมีงานใดบ้างที่ต้องได้รับการจัดการอย่างเร่งด่วน ซึ่งโดยพื้นฐานแล้ว เครื่องมือนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทางธุรกิจ (Visualizing business processes) ได้อย่างเป็นระบบ และยังมีแผนผังมาตรฐาน (Pre-defined process maps) เตรียมไว้ให้พร้อมใช้งานได้ทันทีถึง 2 รูปแบบ

เริ่มต้นวันทำงานอย่างชาญฉลาดด้วยการจัดการแบบรวมศูนย์

การติดตามงานจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป เมื่อเริ่มต้นวันทำงาน ผู้ใช้สามารถเปิดแอปพลิเคชัน Process Maps และดูค่า KPI บนหน้าจอแสดงผล (Tile) ได้ทันที ซึ่งตัวเลขนี้จะบ่งบอกถึงจำนวนรวมของเอกสารที่เปิดอยู่ (Open documents) ในกระบวนการทั้งหมด หากต้องการข้อมูลที่อัปเดตที่สุด ผู้ใช้เพียงแค่กดปุ่มรีเฟรช (Refresh) ระบบก็จะคำนวณและแสดงจำนวนเอกสารล่าสุดให้ทันที

เมื่อคลิกเข้าไปที่กระบวนการแบบ Quote to Cash ผู้ใช้จะสามารถเห็นได้ทันทีว่ามีเอกสารจำนวนเท่าใดที่ยังค้างอยู่ในแต่ละขั้นตอน ความพิเศษของ Process Maps คือการลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน แทนที่จะต้องเสียเวลาคลิกเข้าออกผ่านหลายเมนูเพื่อสร้างเอกสาร ผู้ใช้สามารถกดสร้างเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา (Sales Quotation) ได้โดยตรงจากหน้า Process Map เพียงแค่กรอกข้อมูลที่จำเป็น แล้วกดปุ่ม “Add & Back” เพื่อบันทึกเอกสารและกลับเข้าสู่หน้าจอ Process Map หลังจากนั้น ระบบจะทำการอัปเดตตัวบ่งชี้ (Indicator) ของขั้นตอนถัดไปให้โดยอัตโนมัติ ทำให้เห็นผลลัพธ์ของการทำงานได้ทันที นอกจากนี้ในขั้นตอนการจัดการใบเสนอราคา (Processing sales quotations) ผู้ใช้ยังสามารถตรวจสอบและแปลงใบเสนอราคาเป็นใบสั่งขาย (Sales orders) เพื่อรับประกันว่าบริษัทจะไม่พลาดโอกาสทางการขายและสามารถยืนยันธุรกิจกับลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง และเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น สถานะบน Process Map ก็จะถูกอัปเดตตามไปด้วย

ปรับแต่งกระบวนการ (Customization) ให้เข้ากับธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง

ในความเป็นจริง กระบวนการทางธุรกิจของแต่ละองค์กรมีความซับซ้อนและอาจไม่ตรงตามมาตรฐานเสมอไป SAP Business One จึงเปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานสามารถคัดลอก (Duplicate) แผนผังมาตรฐานที่ระบบมีให้ และนำมาปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของธุรกิจตนเองได้อย่างอิสระ

• การเพิ่มและลบขั้นตอน: ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่ม “X” เพื่อลบขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก และสามารถเพิ่มขั้นตอนใหม่ (Business step) เพื่อให้สะท้อนถึงการทำงานที่แท้จริงได้ ตัวอย่างเช่น การเพิ่มขั้นตอน “การยกเลิกใบเสนอราคาที่หมดอายุ (Cancel outdated quotes)” เพื่อจัดการกับเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ซึ่งหากปล่อยทิ้งไว้อาจสร้างความสับสนในการทำงานได้
• การตั้งค่าการแสดงผลแบบเฉพาะเจาะจง (Custom Views): สำหรับขั้นตอนการยกเลิกใบเสนอราคาที่หมดอายุ ผู้ใช้อาจกำหนดออบเจ็กต์ (Business Object) เป็น Sales Quotation และเลือกประเภทการทำงาน (Action Type) เป็น Manage เพื่อแสดงรายการข้อมูล (List view) เฉพาะใบเสนอราคาที่หมดอายุแล้วตามที่ต้องการ
• ขั้นตอนการทำงานแบบอิสระ (Floating Steps): งานบางประเภทอาจเป็นงานย่อย (Side task) ที่สามารถทำเมื่อใดก็ได้โดยไม่ต้องรอให้งานอื่นเสร็จก่อน สำหรับกรณีนี้ ผู้ใช้สามารถตั้งให้ขั้นตอนนั้นเป็นแบบ “อิสระ” (Floating) โดยไม่ต้องกำหนดให้เชื่อมโยงก่อนหรือหลังขั้นตอนใด ๆ
• การเชื่อมโยงขั้นตอนที่ซับซ้อน: ผู้ใช้สามารถแก้ไขขั้นตอนเดิม เช่น การเปลี่ยนมุมมองของขั้นตอน “Process Sales Order” รวมถึงสามารถสร้างขั้นตอนใหม่มารองรับกระบวนการหลังการขาย เช่น การสร้างเอกสารรับคืนสินค้า (Return document) ที่จะเกิดขึ้นหลังจากมีการจัดส่งสินค้าแล้ว หรือแม้แต่การคืนเงินลูกค้า (Crediting the customer) ซึ่งอาจเกิดหลังจากเสร็จสิ้นการคืนสินค้าหรือหลังจากที่มีการออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว

การนำไปใช้งานจริงและการจัดการสิทธิ์เข้าถึง (Authorizations) หลังจากออกแบบแผนผังและบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เช่น การตั้งชื่อว่า “E2E Sales Process” ผู้ใช้จะต้องเปลี่ยนสถานะให้เป็นเปิดใช้งาน (Activate) และสามารถตั้งค่าให้แสดงเป็นไอคอน (Tile) บนหน้าโฮมเพจ (Home page) เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ทั้งนี้ จำเป็นต้องรีเฟรชหน้าเว็บเบราว์เซอร์ รวมถึงคลิกที่โลโก้ SAP Business One เพื่อให้ไอคอนของ Process Map ใหม่ปรากฏขึ้นมา โดยทั่วไป Process Map ที่ผู้ใช้งานสร้างขึ้นจะถูกจัดเก็บไว้ในกลุ่ม “Process Maps” หรือในแอปพลิเคชันค้นหา (App Finder) และบนเมนูหลัก และผู้ใช้ก็สามารถเคลื่อนย้ายไอคอนบนหน้าจอได้ตามความสะดวก

ในด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Security and Access) Process Maps จะทำงานภายใต้กฎความเป็นเจ้าของข้อมูล (Data ownership rules) และสิทธิ์ของผู้ใช้งาน (User authorizations) อย่างเคร่งครัด โดยค่าเริ่มต้น (Default) ผู้ใช้งานทั่วไปจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Process Map ใหม่ที่ถูกสร้างขึ้น ผู้ที่มีสิทธิ์เห็นจะมีเพียงผู้ที่สร้างมันขึ้นมาเท่านั้น ผู้ดูแลระบบจึงจำเป็นต้องเข้าไปใน Desktop Client เพื่อให้สิทธิ์ (Grant authorizations) แก่ผู้ใช้งานรายอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ใช้ชื่อ Alex และหากผู้ใช้คนใดเข้าสู่ระบบแต่ไม่มีสิทธิ์ในบางขั้นตอน (เช่น ไม่มีสิทธิ์จัดการการคืนสินค้า) ขั้นตอนดังกล่าวบนแผนผังจะแสดงเป็นสีเทา (Grayed out) และผู้ใช้นั้นจะไม่สามารถคลิกเข้าไปดำเนินการใด ๆ ได้

เริ่มต้นจากศูนย์ด้วยเครื่องมือ Process Map Designer นอกจากการคัดลอกเพื่อปรับแต่งแล้ว SAP Business One ยังมีเครื่องมือช่วยออกแบบ (Dedicated designer) ผ่านไอคอน “Design Process Map” บนหน้าโฮมเพจ ซึ่งเมื่อกดเข้าไป ระบบจะแสดงหน้ากระดาษเปล่า (Empty canvas) ให้ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม “Add Business Step” เพื่อสร้างแผนผังขึ้นมาใหม่ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น การสร้างกระบวนการสำหรับ ทีมดูแลลูกค้า (Customer Care) เพื่อติดตามลูกค้าที่ทำเรื่องคืนสินค้า

1. เริ่มจากการสร้างขั้นตอนแรกชื่อ “Review & Process Return Requests” โดยผูกกับออบเจ็กต์Return Requests และเลือก Action เป็น Manage
2. ตามด้วยการสร้างขั้นตอนที่สองชื่อ “Contact customer” เพื่อให้ตัวแทนบริษัทติดต่อกลับลูกค้า โดยเลือกออบเจ็กต์เป็น Activity และให้ทำงานเชื่อมโยงต่อจากขั้นตอนแรก เมื่อสร้างเสร็จสิ้น หากผู้ใช้ยังไม่ต้องการเปิดใช้งานจริง สามารถกดปุ่ม Save และระบบจะบันทึกสถานะแผนผังนั้นเป็นแบบร่าง (Draft) ซึ่งผู้ใช้งานคนอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงได้ ทั้งนี้ ผู้ใช้สามารถเข้าไปที่แอป Process Maps เพื่อดูแผนผังทั้งหมดในสถานะต่าง ๆ (ทั้งแบบร่างและแบบใช้งานจริง) โดยการลบฟิลเตอร์กรองสถานะ Active ออก ที่หน้าจอนี้ ผู้ใช้สามารถแก้ไข พัฒนาเพิ่มเติม หรือแม้แต่ลบ Process Map ที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเองทิ้งได้ หากไม่ต้องการใช้งานแล้ว แต่จะไม่สามารถลบ Process Map มาตรฐานที่ทาง SAP สร้างไว้ให้ได้

บทสรุป

เครื่องมือ Process Maps ใน SAP Business One นับว่าเป็นตัวช่วยที่ทรงพลังในการเปลี่ยนกระบวนการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นภาพที่มองเห็น จัดการ และทำความเข้าใจได้ง่าย ด้วยความสามารถในการนำแผนผังมาตรฐานมาใช้งานได้ทันที หรือจะออกแบบใหม่ให้ตรงกับธุรกิจของคุณมากที่สุด เครื่องมือนี้จะช่วยมอบความชัดเจนและความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานให้กับองค์กรของคุณอย่างแน่นอน

หากธุรกิจของคุณต้องการที่ปรึกษาในการวางระบบ SAP Business One และการดึงศักยภาพของ Process Maps มาใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก บริษัท ซันเด โซลูชันส์ จำกัด เพื่อรับคำปรึกษาและก้าวสู่การบริหารงานขายที่เหนือกว่าได้ตั้งแต่วันนี้!