เจาะลึกฟีเจอร์ SAP Business One 10.0 FP2602 ยกระดับ CRM, การขาย และการจัดซื้อ

วันนี้เราจะพาทุกท่านไปเจาะลึกอัปเดตล่าสุดที่รับรองว่าจะต้องถูกใจคนทำงานอย่างแน่นอน กับการทำความรู้จักความสามารถใหม่ใน SAP Business One 10.0 Feature Package 2602 ซึ่งมีการพัฒนาฟังก์ชันต่างๆ ในส่วนของ CRM, การขาย (Sales) และการจัดซื้อ (Purchasing) ให้ทรงพลังและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น มาดูกันเลยครับว่ามีฟีเจอร์อะไรที่น่าสนใจบ้าง!

1. นำเข้าข้อมูลคู่ค้าทางธุรกิจผ่าน Excel (Business Partner Data Import) การจัดการฐานข้อมูลลูกค้าจะไม่ยุ่งยากอีกต่อไป เพราะใน SAP Business One Web client เวอร์ชันล่าสุดนี้ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลคู่ค้า (Business Partner) จากไฟล์ Microsoft Excel เข้าสู่แอปพลิเคชัน “Business Partners” ได้โดยตรง ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลคู่ค้ารายใหม่ หรืออัปเดตข้อมูลเดิมที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็วและมีความแม่นยำสูง

ขั้นตอนการทำงานก็แสนง่ายดาย เพียงแค่อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณเข้าสู่ระบบ ข้อมูลทั้งหมดจะไปปรากฏในหน้าแท็บ “Preview” จากนั้นคุณสามารถใช้ปุ่ม “Map Fields” เพื่อจับคู่คอลัมน์จากไฟล์ Excel ของคุณเข้ากับฟิลด์ข้อมูลในระบบของ SAP ได้เลย การจับคู่นี้สามารถทำได้ทั้งแบบกำหนดเอง (Manually), การใช้เทมเพลตที่เคยบันทึกไว้ (Saved template) หรือใช้เทมเพลตที่ระบบเตรียมไว้ให้ล่วงหน้า (Predefined template) เมื่อตรวจสอบข้อมูลในหน้า Preview เรียบร้อยแล้ว ข้อมูลของคุณก็พร้อมสำหรับการนำเข้าทันที

2. ยกระดับการติดตามงานด้วยกิจกรรมประเภท “อีเมล” (New “Email” Activity) ระบบได้เพิ่มประเภทกิจกรรม (Activity Type) ใหม่ที่เรียกว่า “Email” เข้ามาเพื่อรองรับการสื่อสารที่ไร้รอยต่อ ผู้ใช้งานสามารถสร้างกิจกรรมประเภทนี้ได้จากแอป “Activities” หรือสร้างผ่านแท็บ “Contact Persons” ภายในหน้ารายละเอียดของ Business Partner ก็ได้เช่นกัน โดยระบบจะฉลาดมากพอที่จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและรายชื่อผู้ติดต่อที่เลือกไว้มากำหนดเป็น “ผู้รับ” (Recipients) ให้อัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งหัวข้ออีเมล (Subject) โดยใช้ฟิลด์ Remarks และสามารถเลือกผู้รับเพิ่มเติมได้จากหลากหลายกลุ่ม ทั้งรายชื่อผู้ใช้ (Users), พนักงาน (Employees), ผู้ติดต่อ (Contact persons), กลุ่มรายชื่อ (Distribution lists) หรือพิมพ์ที่อยู่อีเมลลงไปเองแบบ Manual หลังจากใส่เนื้อหาและกำหนดความสำคัญ (Priority) เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเลือกคำสั่ง “Send by Email” จากเมนู Share ได้เลย

ระบบจะทำการสร้างอีเมลฉบับร่าง (Draft email) ขึ้นมาในแอปพลิเคชันอีเมลเริ่มต้นบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยรายชื่อผู้รับ หัวข้อ และเนื้อหาจะถูกกรอกให้อัตโนมัติ หรือหากคุณเลือกคำสั่ง “Send” ในหน้าต่าง Send Message ระบบก็จะทำการส่งอีเมลออกไป คุณสามารถตรวจสอบอีเมลที่ถูกส่งไปแล้วได้ที่หน้าต่าง “Messages/Alerts Overview” ที่สำคัญ เมื่ออีเมลถูกส่งออกไปแล้ว สถานะของกิจกรรมจะถูกเปลี่ยนเป็น “Emailed” และจะล็อกไม่ให้สามารถแก้ไขข้อมูลกิจกรรมนี้ได้อีกต่อไป

3. เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเงินมัดจำ (Down Payment Enhancements) ฟีเจอร์การจัดการเงินมัดจำใน SAP Business One ได้รับการปรับปรุงให้มีความยืดหยุ่นและตอบโจทย์งานบัญชีมากขึ้น ตอนนี้คุณสามารถกำหนด “เปอร์เซ็นต์ส่วนลด” (Discount percentage) และ “เปอร์เซ็นต์เงินมัดจำ” (Down payment percentage) แยกออกจากกันได้อย่างอิสระในเอกสาร Credit memos ที่สร้างโดยอ้างอิงจากใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ (Down payment invoices) นอกจากนี้ ช่อง “Base Discount %” ก็สามารถทำการแก้ไขได้แล้วในทั้งเอกสาร Down payment invoices และ Down payment requests เพียงแค่เข้าไปเปิดใช้งานในส่วนของ “Document Settings” แล้วติ๊กถูกที่ช่อง “Separate Discount % and DPM % Fields”

4. จัดการเอกสารการขายแบบกลุ่มด้วย Document Generation Wizard สำหรับทีมขายที่ต้องจัดการเอกสารทีละมากๆ ในส่วนของ Web client ได้มีการเพิ่มแอปพลิเคชันใหม่ “Document Generation Wizard” เข้ามาในกลุ่ม “Sales” แอปนี้จะช่วยแนะนำขั้นตอนการสร้างและประมวลผลเอกสารเป้าหมาย (Target sales documents) แบบเป็นกลุ่ม (Batch processing) อย่างเป็นลำดับขั้นตอน

เริ่มตั้งแต่การตั้งชื่อและคำอธิบาย, กำหนดเอกสารเป้าหมายและลูกค้า, เลือกประเภทเอกสารตั้งต้น (Base documents) ไปจนถึงการรวมเอกสาร (Consolidate) ตามเงื่อนไขต่างๆ ที่ต้องการ ระบบจะมีรายงานข้อเสนอแนะ (Recommendation report) ให้คุณตรวจสอบและปรับเปลี่ยนค่าต่างๆ หรือจัดการกับข้อมูลที่ขาดหายไปได้ เมื่อตั้งค่าเสร็จ คุณสามารถเลือกรันกระบวนการสร้างเอกสารทันที หรือบันทึกการตั้งค่าพารามิเตอร์ไว้ทำทีหลังก็ได้ ซึ่งเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น ระบบจะสรุปผลการทำงานให้คุณทราบผ่าน Summary report อย่างชัดเจน

5. สร้างเอกสารจัดซื้ออัตโนมัติผ่าน Procurement Confirmation Wizard แอปพลิเคชันใหม่ที่เชื่อมโยงงานขายและงานจัดซื้อเข้าด้วยกันอย่าง “Procurement Confirmation Wizard” ถูกเพิ่มเข้ามาในกลุ่ม “Purchasing” และ “Production” แอปนี้ช่วยสร้างเอกสารการจัดซื้อได้แบบอัตโนมัติ คุณสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารใบสั่งขาย (Sales orders), ใบเสนอราคา (Sales quotations) หรือใบสั่งผลิต (Production orders) มาเป็นเอกสารตั้งต้นได้

เมื่อเลือกคู่ค้า (Business partner) และเอกสารเป้าหมายที่ต้องการสร้างแล้ว คุณสามารถรวมเอกสารตั้งต้นหลายฉบับเข้าด้วยกันได้ ระบบจะให้คุณตรวจสอบความถูกต้องก่อนกดปุ่ม Generate และในตอนท้ายจะมีรายงานสรุป (Summary report) ให้ดูภาพรวมของเอกสารทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้น รวมถึงรายการข้อผิดพลาดใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทำงาน

6. บริหารจัดการต้นทุนสินค้าคงคลังให้แม่นยำยิ่งขึ้นด้วย Landed Costs เพื่อการคำนวณต้นทุนที่แท้จริงของสินค้า คุณสามารถสร้างและจัดสรรต้นทุนแฝงต่างๆ (Landed costs) เช่น ค่าขนส่ง (Freight), ค่าประกันภัย (Insurance), ภาษีศุลกากร (Customs) และค่าธรรมเนียมการจัดการ (Handling fees) เข้าไปในต้นทุนสินค้าคงคลังของคุณได้แล้ว

ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่งสินค้าจากต่างประเทศ คุณสามารถกด “Create” เลือก Vendor และคัดลอกข้อมูลอ้างอิงมาจากเอกสารรับสินค้า (Goods receipt PO) หรือใบแจ้งหนี้ (A/P invoice) เมื่อไปยังแท็บ “Costs” แล้วระบุยอดเงินของ Landed cost ระบบก็จะทำการกระจายต้นทุนดังกล่าวไปยังสินค้าแต่ละรายการในระดับบรรทัด (Line-item level) ให้อย่างอัตโนมัติ คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องที่ส่วน “Customs and Fixed Costs” และกด “Add & View” เพื่อบันทึกได้ทันที

7. ปรับปรุงใบแจ้งหนี้อย่างง่ายดายด้วยแอป A/R Correction Invoices (ฟีเจอร์นี้รองรับเฉพาะบางประเทศ (Localizations) ได้แก่ สาธารณรัฐเช็ก, ฮังการี, โปแลนด์, โปรตุเกส, สโลวาเกีย และยูเครน) ระบบได้เพิ่มแอปใหม่ที่ชื่อ “A/R Correction Invoices” ในกลุ่ม “Sales” เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับปรุงรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่เคยออกไปแล้วได้ โดยไม่จำเป็นต้องยกเลิก (Cancel) เอกสารต้นฉบับ คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจาก A/R invoice เดิมมาแก้ไขข้อมูลอย่างเช่น จำนวนสินค้า, ราคา, เปอร์เซ็นต์ส่วนลด หรือรหัสภาษี ได้ตามต้องการ พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบยอดรวมที่หน้า “Total Summary” และกดพรีวิวดู Journal entry เพื่อประเมินผลกระทบทางบัญชี (Accounting impact) ได้ก่อนที่จะกดบันทึกเอกสารจริง

ฟีเจอร์ทั้งหมดเหล่านี้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานในโลกธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วและแม่นยำ ถึงเวลาแล้วที่คุณจะได้ทดลองใช้งานฟีเจอร์ใหม่ๆ เหล่านี้ด้วยตัวเอง!

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบ ERP ที่ตอบโจทย์การเติบโต หรือสนใจอัปเกรดใช้งาน SAP Business One 10.0 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สามารถติดต่อปรึกษาทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก Sundae Solutions ได้เลยครับ เราพร้อมเป็นเพื่อนคู่คิดในการนำเทคโนโลยีที่ดีที่สุดมาขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคง!