ค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ช่วยเรื่องการตัดสินใจของธุรกิจได้อย่างไรบ้าง?
22 November 2018
ค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ช่วยเรื่องการตัดสินใจของธุรกิจได้อย่างไรบ้าง?

ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมาเทคโนโลยีได้เปลี่ยนแปลงภาคธุรกิจ จนแทบไม่ได้ตั้งตัว  นวัตกรรมทางเทคโนโลยีได้นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงในหลาย ๆ ด้านขององค์กรที่มีอยู่ในปัจจุบัน แต่ก็ยังคงมีกระบวนการบางอย่างที่ บริษัทพยายามจะถ่ายทอดผ่านเทคโนโลยีเช่นเดียวกัน

“เรื่องการจัดการค่าใช้จ่าย” ก็เป็นหนึ่งในกระบวนการนั้น แม้จะมีการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล แต่บริษัทส่วนใหญ่ก็ยังคงทำงานแบบระบบเก่าๆในการกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายของพนักงานอยู่  ซึ่งจะต้องมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และเวลาในการป้อนข้อมูลที่เกิดขึ้น รวมไปถึงการตรวจสอบที่เสร็จสิ้นนั้นก็มีความล่าช้าไปเกือบเดือนครึ่งโดยเฉลี่ย

 

เครื่องมือที่จะมาช่วยการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพพร้อมด้วยคุณลักษณะขั้นสูง เช่น การเปิดเผยค่าใช้จ่าย  มีบทบาทสำคัญในการแปลงข้อมูลการเดินทางและค่าใช้จ่าย (T & E) จากแหล่งต่างๆลงใน Data ที่สามารถจัดการได้อย่างชาญฉลาด สิ่งนี้หมายความว่า องค์กรจะมีข้อมูลเชิงลึกจริงๆในเรื่องค่าใช้จ่ายของพนักงาน

>> ตัวอย่าง  สมมติว่าคุณมีทีมขาย  70 คน ทีมนี้เดินทางบ่อยๆเพื่อพบลูกค้าใหม่ หรือรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายงานขายของพวกเขา ค่าใช้จ่ายที่ก้อนโตที่สุด ก็คือค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าเอนเตอร์เทนต่างๆ  พวกเขาไม่ได้ยื่นแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางแต่ละครั้ง แต่อาจจะมายื่นเบิกทีเดียว วันสุดท้ายของการเบิกค่าใช้จ่าย คุณจะไม่สามารถตำหนิอะไรพวกเขาได้ เพราะความสำคัญของพวกเขาคือการสร้างโอกาสในการขายและบรรลุเป้าหมายการขายให้ได้ คือพวกเขาสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายเมื่อใดก็ได้ แต่ค่าใช้จ่ายนี้จะทำให้คุณแทบอึ้งเลยทีเดียว ในช่วงท้ายของไตรมาส - โดยใช้การคาดการณ์หรือการวิเคราะห์งบประมาณ "จริง" ออกจากยอดเงินและทำให้คุณอยู่ในสถานะที่ยากลำบาก

ลองคิดดู  จะดีแค่ไหน หากคุณมีกลไกที่จะทำให้สามารถมองเห็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์?

มันจะช่วยเรื่องค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ในการดำเนินการแก้ไขหากเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ คุณสามารถอนุมัติคำขอให้ชำระเงินได้ทันที, ติดตามจำนวนเงินที่ใช้อยู่ได้, ติดตามลูกค้าใหม่หรือรักษาลูกค้าเดิมไว้เพื่อให้แน่ใจว่าคุ้มค่าและให้โอกาสในการปรับเปลี่ยนหากจำเป็น นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจของคุณด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม  สามารถกำหนดวงเงินรายวัน หรือ รายเดือนสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางบนบัตรพนักงานแต่ละคนและตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายจะต้องไม่เกินจากที่ตั้งไว้

 

อย่างไรก็ตามถ้าคุณบอกว่ากระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพเป็นเพียงด้านเดียวของเหรียญ "ประสิทธิภาพ" เท่านั้น อีกด้านหนึ่งก็คือการใช้การเปิดเผย คุณจะสงสัยว่าใช้การเปิดเผยคืออะไร? ตัวอย่างเช่น

 

คุณมีงบประมาณที่กำหนดไว้สำหรับเครื่องใช้สำนักงาน ในไตรมาสที่ 3 ของปี  คุณทราบว่าเครื่องพิมพ์เก่าของคุณมันใช้ไม่ได้แล้ว  ต้องสั่งซื้อเครื่องพิมพ์ใหม่ แต่คุณก็ยังไม่แน่ใจอยู่ดีว่า  งบประมาณในการจัดหาอุปกรณ์สำนักงานของคุณ ส่วนไหนมีการใช้จ่ายไปบ้างแล้ว ในกรณีที่ไม่มีการเปิดเผยค่าใช้จ่าย  องค์กรส่วนใหญ่จะดำเนินการต่อและสั่งซื้อเครื่องพิมพ์  โดยไม่ทราบว่าพวกเขามีงบประมาณสำนักงานเกินกว่าที่กำหนดไว้

 

ใช้โอกาสในการมองเห็นเป็นโอกาสในการติดตามวงจรการจัดซื้อทั้งหมด จะให้การเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทุกขั้นตอนในวงจรการจัดซื้ออย่างเป็นระบบ ด้วยการใช้การเปิดเผย  คุณจะเห็นมุมมองที่สามารถรับรู้ได้ว่าเงินมีการเคลื่อนย้ายผ่าน บริษัทของคุณอย่างไร?

 

ด้วยระบบอัจฉริยะที่เกี่ยวกับการจัดการค่าใช้จ่ายด้านใดด้านหนึ่ง  และการมองเห็นถึงรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง เวลาจริงด้วยเช่นกัน คุณจะได้ยกระดับธุรกิจของคุณไปสู่ระดับต่อไปได้อย่างง่ายดาย

(Source : Customer Think)